Stawka za kilometr to za mało. Jak policzyć, czy przewóz naprawdę się opłaca?

Czy przewóz jest opłacalny? Nie odpowie na to sama stawka za kilometr. Przewoźnik powinien policzyć pełny koszt realizacji zlecenia: paliwo, myto, kierowcę, pojazd, serwis, opony, ubezpieczenie, puste kilometry oraz koszt finansowania. Dopiero wtedy wiadomo, ile naprawdę zostaje z frachtu.  To szczególnie ważne teraz, gdy koszty działalności transportowej rosną szybciej niż marże.  Według Finansowego Indeksu Branży TSL 2026, przygotowanego przez Transcash.eu, aż 93 proc. przewoźników wskazało paliwo jako najmocniej rosnący koszt. Jednocześnie ponad połowa przewoźników odczuła pogorszenie płynności finansowej, a blisko 46 proc. ocenia rentowność transportu międzynarodowego jako niską lub bardzo niską. Co ciekawe, połowa przewoźników zauważyła w 2026 roku wzrost stawek transportowych.  To prowadzi do prostego wniosku:  wyższa stawka za fracht nie musi oznaczać wyższej rentowności. 

Jak obliczyć koszt transportu?

Najprościej zacząć od rozpisania wszystkich kosztów przypadających na konkretny przewóz.  Podstawowy wzór wygląda tak:  Koszt przewozu = koszty przejazdu + koszty pojazdu + koszty kierowcy + koszty stałe + koszty finansowania + koszty ryzyka  Dopiero od przychodu z frachtu odejmujemy tę kwotę, żeby sprawdzić rzeczywistą marżę.  Brzmi prosto. Problem zaczyna się wtedy, gdy do kalkulacji wpisujemy tylko paliwo i myto.

1. Paliwo – największy koszt, ale nie jedyny

Jeżeli zestaw przejeżdża 2000 km, spala średnio 28 litrów na 100 km, a litr paliwa kosztuje 6 zł, sam koszt paliwa wyniesie około 3360 zł.  Ale cena paliwa nie jest stała.  Dlatego przy wycenie zlecenia warto przyjąć założenie dotyczące ceny paliwa i regularnie aktualizować kalkulację. W obecnych warunkach rynkowych ma to szczególne znaczenie – właśnie paliwo zostało wskazane przez 93 proc. przewoźników jako najmocniej rosnący koszt.

2. Myto – koszt, którego nie można uśredniać „na oko”

Ten sam dystans może mieć zupełnie inny koszt w zależności od kraju, kategorii drogi, parametrów pojazdu czy klasy emisji.  Dlatego kalkulując koszt transportu, warto policzyć rzeczywistą trasę, a nie przyjmować jedną średnią stawkę za kilometr.  2000 km nie zawsze oznacza taki sam koszt 2000 km. 

3. Kierowca kosztuje również wtedy, gdy ciężarówka nie jedzie 

Wynagrodzenie kierowcy trzeba przypisać do całego czasu realizacji zlecenia, a nie tylko do kilometrów.  Do kalkulacji mogą więc wejść m.in.: 

• • wynagrodzenie, 

• • składki i koszty pracodawcy, 

• • diety i inne należności, 

• • czas oczekiwania, 

• • postoje wynikające z organizacji przewozu. 

To ważne szczególnie przy trasach, na których występują długie czasy załadunku i rozładunku. 

4. Ciężarówka też ma swój koszt kilometra

Leasing lub rata finansowania to tylko część kosztu pojazdu.  Do pełnej kalkulacji trzeba uwzględnić również: 

• • amortyzację lub finansowanie pojazdu, 

• • serwis, 

• • naprawy, 

• • opony, 

• • ubezpieczenie, 

• • przeglądy, 

• • wyposażenie i inne koszty eksploatacyjne. 

Dopiero suma tych wydatków pokazuje, ile naprawdę kosztuje przejechanie kilometra. 

Najczęstszy błąd: liczenie tylko płatnych kilometrów 

Załóżmy, że przewoźnik dostaje 2500 euro za trasę 2000 km.  Na pierwszy rzut oka wygląda to dobrze:  2500 € / 2000 km = 1,25 €/km  Ale co, jeśli po rozładunku ciężarówka musi przejechać 300 km na pusto?  Wtedy pojawia się 2300 km rzeczywistego przebiegu.  Stawka za kilometr spada do:  2500 € / 2300 km = 1,09 €/km  I właśnie dlatego pytanie:  „Ile dostanę za kilometr?”  powinno zostać zastąpione pytaniem:  „Ile zostanie mi z tego zlecenia po pokryciu wszystkich kosztów?”  To dwie zupełnie różne kalkulacje.

Pusty kilometr też kosztuje

Pusty przebieg nie generuje przychodu, ale nadal generuje koszt: 

• • paliwa, 

• • myta, 

• • pracy kierowcy, 

• • eksploatacji pojazdu, 

• • finansowania, 

• • czasu. 

Dlatego przy ocenie zlecenia warto patrzeć nie tylko na stawkę za kilometr z ładunkiem, ale na stawkę za cały rzeczywisty przebieg pojazdu.  To jedna z najprostszych metod, żeby uniknąć przyjmowania zleceń, które wyglądają dobrze w systemie, ale tracą rentowność po uwzględnieniu powrotu.

Rentowność to nie to samo co płynność

Jest jeszcze jeden element, o którym łatwo zapomnieć.  Można zrealizować rentowne zlecenie i jednocześnie mieć problem z płynnością finansową.  Dlaczego?  Bo koszty pojawiają się przed zapłatą za fracht.  Najpierw przewoźnik finansuje:  paliwo → myto → kierowcę → eksploatację → pozostałe koszty  a dopiero później otrzymuje zapłatę od kontrahenta.  Według Finansowego Indeksu Branży TSL 2026 pogorszenie płynności odczuła ponad połowa badanych przewoźników, wobec 36 proc. rok wcześniej.  Dlatego przy kalkulowaniu zlecenia warto zadać sobie jeszcze jedno pytanie:  Ile kosztuje mnie sfinansowanie tego przewozu do dnia otrzymania płatności?

Szybszy dostęp do pieniędzy za wykonany transport

Właśnie w obszarze płynności finansowej łączą się kompetencje Express Heroes i Transcash. Współpraca obu firm daje przewoźnikom możliwość szybszego uzyskania środków za już zrealizowane usługi transportowe, bez konieczności czekania na standardowy termin płatności kontrahenta. To istotne szczególnie wtedy, gdy firma musi na bieżąco finansować paliwo, myto, wynagrodzenia kierowców czy kolejne zlecenia. Szybszy przepływ środków oznacza większą kontrolę nad płynnością i możliwość sprawniejszego zarządzania kolejnymi przewozami. 

Minimalna stawka za kilometr? Nie ma jednej odpowiedzi

W branży często pojawia się pytanie:  „Jaka jest minimalna opłacalna stawka za kilometr?”  Nie ma jednej uniwersalnej wartości.  Minimalna stawka zależy m.in. od: 

• • rodzaju pojazdu, 

• • spalania, 

• • ceny paliwa, 

• • kosztu myta, 

• • wynagrodzenia kierowcy, 

• • finansowania pojazdu, 

• • liczby kilometrów płatnych, 

• • pustych przebiegów, 

• • czasu realizacji, 

• • kosztów serwisu i opon, 

• • terminów płatności, 

• • oczekiwanej marży. 

Dlatego przewoźnik powinien znać przede wszystkim swój własny koszt kilometra.  Dopiero wtedy może świadomie ocenić, czy dana oferta jest dobra. 

Prosty model kalkulacji zlecenia 

Przed zaakceptowaniem frachtu warto przejść przez krótką checklistę:  1. Ile wynosi przychód z przewozu?  2. Ile kilometrów przejadę łącznie – razem z pustym przebiegiem?  3. Ile paliwa zużyję?  4. Ile wyniesie myto?  5. Jaki jest pełny koszt pracy kierowcy?  6. Jaki koszt pojazdu przypada na ten przewóz?  7. Ile kosztują serwis, opony i ubezpieczenie w przeliczeniu na kilometr?  8. Ile czasu zajmie realizacja zlecenia?  9. Kiedy dostanę zapłatę?  10. Ile zostanie po odjęciu wszystkich kosztów?  Jeżeli na ostatnie pytanie nie znamy odpowiedzi, nie znamy też rzeczywistej rentowności zlecenia.

Rynek wymusza lepsze liczenie kosztów

Dane z Finansowego Indeksu Branży TSL 2026 pokazują, dlaczego ten temat jest dziś tak istotny.  Z jednej strony 50 proc. przewoźników zauważyło wzrost stawek transportowych. Z drugiej strony rosną koszty, pogarsza się płynność, a blisko 46 proc. przewoźników ocenia rentowność działalności międzynarodowej jako niską lub bardzo niską.  To oznacza, że w obecnych warunkach nie wystarczy już wiedzieć, ile płaci klient.  Trzeba wiedzieć:  ile kosztuje wykonanie zlecenia, ile czasu angażuje ono pojazd i kierowcę oraz ile pieniędzy rzeczywiście zostanie po jego realizacji.  Bo w transporcie najdroższe może być nie zlecenie z niską stawką.  Najdroższe jest zlecenie, które wygląda na opłacalne, a po wykonaniu okazuje się, że zarobiliśmy na nim zdecydowanie mniej, niż zakładaliśmy.

Podsumowanie

Jak policzyć, czy transport jest opłacalny?

Nie wystarczy podzielić frachtu przez liczbę kilometrów. Trzeba policzyć pełny koszt przewozu – paliwo, myto, kierowcę, pojazd, serwis, opony, ubezpieczenie, puste kilometry i koszt finansowania.  Dopiero przychód minus pełny koszt realizacji pokazuje rzeczywistą marżę.  W czasach rosnących kosztów taka kalkulacja przestaje być dodatkiem do zarządzania firmą transportową. Staje się jednym z podstawowych narzędzi podejmowania decyzji:  które zlecenie przyjąć, które negocjować, a które odrzucić.  Dobra stawka to nie ta, która wygląda dobrze w ofercie. Dobra stawka to ta, która zostawia marżę po opłaceniu całego przewozu.