Jak należy rozliczać VAT w branży TSL? To pytanie zadaje sobie wielu przewoźników, którzy dopiero wchodzą na rynek. Najbardziej atrakcyjną opcją jest bez wątpienia VAT 0%, lecz zastosowanie tej stawki wymaga spełnienia określonych warunków i zgromadzenia odpowiednich dokumentów. Kiedy można z niej skorzystać? Co należy udokumentować?

Stawka VAT 0% – kiedy ma zastosowanie?

Stawka VAT 0% na usługi transportu międzynarodowego pozwala zachować prawo do odliczenia podatku naliczonego,a jednocześnie nie zwiększa ceny usługi dla klienta. Warto z niej skorzystać, lecz nie zawsze jest to możliwe. Zgodnie bowiem z art. 28b ustawy o VAT, miejsce opodatkowania stanowi ten kraj, w którym znajduje się siedziba usługobiorcy.

Przykładowo, realizacja przejazdów między Francją a Niemcami dla francuskiego kontrahenta oznacza, że usługa opodatkowana jest we Francji i nie może być rozliczana zgodnie z polskimi stawkami VAT. W takiej sytuacji na fakturze powinna znaleźć się adnotacja: „odwrotne obciążenie” lub „NP” (nie podlega opodatkowaniu w Polsce). Jest jednak pewien wyjątek. Polski VAT ma zastosowanie wówczas, gdy transport w całości wykonywany jest w Polsce dla nabywcy spoza UE. W takiej sytuacji miejscem opodatkowania staje się Polska, a usługa rozliczana jest według stawki 0% lub podstawowej 23%.

Art. 83. ust. 1 pkt 23 ustawy o VAT – rozliczenie w świetle obowiązujących przepisów

Sposób rozliczania się z fiskusem reguluje m.in. ustawa o VAT. Zawarty w niej art. 83. ust.1. pkt 23 stanowi źródło informacji o stawce 0%. Obowiązuje ona dla usług transportu międzynarodowego. Jego definicja zawarta została w art. 83. ust. 3 wymienionej wyżej ustawy. Wynika z niej, że za transport międzynarodowy uznawany jest przejazd, którego trasa przebiega przez Polskę (lub Polska jest punktem nadania czy też przeznaczenia), a jej początek lub koniec stanowi państwo spoza UE.

Aby lepiej zrozumieć tę definicję, posłużmy się kilkoma przykładami. VAT 0% znajduje zastosowanie w przypadku przewozu towarów z Polski do Chin lub z Chin do Polski. Zawarty w ustawie o VAT zapis obowiązuje również przy tranzycie przez Polskę między państwami spoza UE, a także przy transporcie z innego niż Polska kraju UE do państwa spoza UE, jeśli trasa biegnie przez Polskę.

Usługa transportowa – jaki VAT?

Stawką 0% objęty jest więc transport międzynarodowy. VAT 0% znajduje zastosowanie również dla usług pośrednictwa i spedycji, związanych z realizowanymi przejazdami międzynarodowymi. Natomiast przewozy wykonywane w obrębie naszego kraju lub między Polską i innym państwem UE nie mieszczą się w definicji transportu międzynarodowego i nie są objęte stawką VAT 0%. Stawka ta nie obowiązuje również wtedy, gdy przejazd odbywa się poza terenem UE, a jego trasa nie przebiega przez Polskę lub gdy odbywa się między dwoma państwami UE, nawet jeśli trasa przebiega przez Polskę. W takich przypadkach usługa transportowa rozliczana jest zgodnie z przepisami, obowiązującymi w kraju nabywcy (jeśli są to kraje UE).

Stawka VAT – transport międzynarodowy

To wciąż jeszcze nie wszystko. Wydane 9 grudnia 2023 r. rozporządzenie Ministra Finansów stanowi podstawę dla rozliczania usług transportowych według stawki 0% wówczas, gdy transport towarów wykonywany jest w całości w obrębie naszego kraju lub na terenie UE, ale tylko pod warunkiem, że transport ten stanowi część usługi uznawanej za międzynarodową. Przykład? Przewóz kontenera z Gdyni do terminala w Warszawie w ramach wysyłki z Polski do USA.

Kiedy jeszcze obowiązuje VAT 0%? W przypadku usług towarzyszących. Poza wymienionymi wcześniej związanymi z transportem międzynarodowym pośrednictwem i spedycją należy do nich również ratownictwo morskie i żegluga śródlądowa, załadunek, rozładunek i przeładunek w portach morskich oraz lotniczych, a także dostawy i usługi dla statków morskich i samolotów.

Transport międzynarodowy – VAT i niezbędne dokumenty

Aby skorzystać ze stawki VAT 0% należy przedstawić odpowiednie dokumenty, potwierdzające międzynarodowy charakter transportu, a niekiedy także wliczenie jego wartości do podstawy opodatkowania importu. Zgodnie z art. 83. ust. 5. ustawy o VAT dla rozliczenia na stawce 0% niezbędny jest list przewozowy lub spedytorski dokument (CMR, AWB, konosament morski, kolejowy, samochodowy lub żeglugi śródlądowej) bądź też inny, jeśli wynika z niego, że przewóz z miejsca nadania do miejsca przeznaczenia przekroczył granicę z państwem trzecim.

VAT 0% wymaga również wystawionej przez przewoźnika lub spedytora faktury oraz dokumentu celnego, z potwierdzeniem urzędu celno-skarbowego, jeśli towary importowane są do Polski. Brak wyżej wymienionych dokumentów oznacza, że usługodawca zmuszony jest do opodatkowania usługi podstawową stawką 23%. Gdy już je dostarczy, może wystawić fakturę korygującą do 0%.

Stawka VAT w transporcie – co warto wiedzieć?

VAT 0% znajduje zastosowanie nie tylko przy bezpośrednim świadczeniu usługi transportowej, ale też przy jej refakturowaniu. Obowiązują wówczas te same zasady, co przy bezpośrednim świadczeniu usługi. Aby uniknąć ryzyka korekt i kar, warto ustalić miejsce opodatkowania przed realizacją przejazdu. Tym sposobem można ograniczyć ryzyko błędnego zastosowania stawki 0 lub 23%. Dobrą praktyką jest również gromadzenie wymaganych do rozliczenia według stawki 0% dokumentów przed terminem złożenia deklaracji. Dokumenty te należy przechowywać przez 5 lat. Mogą okazać się potrzebne podczas ewentualnej, przeprowadzanej przez organy podatkowe kontroli.

Podejmując współpracę z firmą spedycyjną Express Heroes, przewoźnicy zyskują możliwość bezpośredniego kontaktu z księgową, a to oznacza mniej wątpliwości oraz ograniczone ryzyko błędów. Poza tym wysyłanie i przygotowywanie faktur dla licznych nabywców staje się przeszłością. Wystarczy jedna faktura, wystawiona firmie spedycyjnej, która odpowiada za ciągłość zleceń, wyszukując je i negocjując warunki umów za firmę przewozową, zwalniając tym samym przewoźników z tych czasochłonnych zadań.